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Foto: Kanton Aargau / Christoph Voellmy

EinwohnerportalPLUS

Das EinwohnerportalPLUS in Kürze


Das EinwohnerportalPLUS ist erstens ein Kundeportal, mit welchem die Einwohnerinnen und Einwohner ihre Verwaltungsleistungen bestellen und verwalten können. Zweitens ist es eine Prozessmaschine, die die Verwaltungsleistungen automatisiert abwickeln und die für die bestellte Verwaltungsleistung benötigten Daten aus den unterschiedlichen Datenbanken verknüpfen kann. Dadurch entsteht ein doppelter Nutzen. Auf der einen Seite können die Bürgerinnen und Bürger ihre Verwaltungsleistungen zentral an einem Ort zu jeder Uhrzeit beziehen, auf der anderen Seite wird die Verwaltung entlastet und kann die vorhandenen Ressourcen effizienter einsetzen.

 

Das EinwohnerportalPLUS soll bis Ende 2021 bereit stehen und mit ersten Verwaltungsprozessen einsatzfähig sein. Bis Ende 2023 ist das Ziel, 80 Prozent sämtlicher Verwaltungsleistungen über das EinwohnerportalPLUS abzuwickeln.

 

Kundenzentrierung

 

Die Kundinnen und Kunden stehen im Zentrum, das ist der Anspruch des EinwohnerportalPLUS. Die Verwaltung richtet ihr Handeln grundsätzlich nach den gesetzlichen Vorgaben aus und hat den Anspruch diese in hoher Qualität umzusetzen. Mit dieser Haltung muss sich der Bürger oft nach der Verwaltung richten. Die Erwartungshaltung der Bevölkerung gegenüber der Verwaltung hat sich allerdings verändert. Es wird erwartet, dass sich die Verwaltung wie die Privatwirtschaft den Bedürfnissen der Kunden anpasst und als kundenorientierter und moderne Dienstleister auftritt. Das EinwohnerportalPLUS wird diesen Ansprüchen in hohem Masse gerecht, in dem der Grossteil der Verwaltungsleistungen über ein einziges Portal bezogen werden können. 

 

Vernetzung in der Verwaltung

 

Das EinwohnerportalPLUS ist nicht nur Kundenportal, sondern auch Prozessmaschine, die die Verwaltung vernetzt. Unabhängig von Staatsebene, Departement oder Abteilung werden die für einen Verwaltungsprozess benötigten Informationen in den unterschiedlichen Datenbanken bezogen, vernetzt und entweder dem Bürger direkt ausgeben oder einem Verwaltungsmitarbeiter für die weitere Bearbeitung zur Verfügung gestellt. Die Verwaltungsprozesse können also vom EinwohnerportalPLUS bis in die Verwaltung End-to-End abgewickelt werden. Mit der Realisierung von zahlreichen Schnittstellen, werden die bereits bestehenden Systeme und Applikationen angeschlossen. Die Verwaltung kann bei Bedarf mit ihren Fachapplikationen wie bisher weiterarbeiten.

Datenschutz und IT-Sicherheit

Der Schutz vor Missbrauch und Betrug ist für den Erfolg des EinwohnerportalPLUS zentral. Die eindeutige Authentifizierung sowie die Echtheit der aufgerufenen Informationen müssen immer gewährleistet sein. Hierfür können bereits bestehende und zuverlässige Systeme eingesetzt werden. Die Thematik der IT-Sicherheit und Datenschutz besitzt zudem in der Programmorganisation einen hohen Stellenwert. Die Beauftragte für Öffentlichkeit und Datenschutz (ÖDB) wird eng ins Vorhaben eingebunden.

 

Einordnung


Schirmherrin des EinwohnerportalPLUS ist die von Kanton und Gemeinden getragene Organisation E-Government Aargau. Das EinwohnerportalPLUS ist als Ergänzung zu den bereits angestossenen Digitalisierungsbemühungen des Kantons und der Gemeinden einzuordnen. Eine enge Koordination ist deshalb zwingend notwendig. Die Umsetzbarkeit des EinwohnerportalPLUS wurde mit einem Klick-Dummy und einem Machbarkeitsnachweis (Proof of Concept) nachgewiesen. In fünf ausgewählten Use Cases konnten Informationsquellen aus den drei Staatsebenen angebunden und verknüpft werden, um Geschäftsfälle abwickeln zu können.

 

Umsetzung

Zur Realisierung des EinwohnerportalPLUS wird eine Programmorganisation nach HERMES installiert.

Verantwortlich für die Steuerung und Auftraggeber ist das Steuerungsgremium von E-Government Aargau. Damit die Mittelverwendung zielgerichtet eingesetzt und überprüft werden kann, sind Finanzen und Controlling direkt unterhalb der Programmauftraggeberschaft angegliedert.


Obwohl die technische Machbarkeit nachgewiesen werden konnte, bedeutet das noch nicht, dass die Realisierung des EinwohnerportalPLUS problemlos möglich ist. Denn das EinwohnerportalPLUS ist nicht bloss ein IT-Projekt, sondern es geht viel mehr um Kultur, Rollenverständnisse, Prozesse und Kooperation. Die grössten Herausforderungen bei der Umsetzung des EinwohnerportalPLUS sind deshalb nicht technischer, sondern organisatorischer Art. Für eine erfolgreiche Umsetzung ist es zwingend notwendig, die Verwaltungen aus allen Bereichen an Bord zu haben. Um dies zu gewährleisten wird ein Gefäss mit sogenannten Public Innovator aufgebaut. Das Ziel ist, aus Betroffenen Beteiligte zu machen, die sich während der Realisierungsphase einbringen können und die Akzeptanz des EinwohnerportalPLUS in den kantonalen und kommunalen Verwaltungsabteilungen im Kanton Aargau schaffen sollen. Aber auch nach Einführung des EinwohnerportalPLUS soll die Gemeinschaft der Public Innovator bestehen bleiben, um die Digitalisierung der Verwaltungsleistungen stets voranzutreiben und zu verbessern.

 

Finanzierung


Die Finanzierung des EinwohnerportalPLUS soll während der Realisierungsphase (2020 bis 2023) mit einem Digitalisierungsfünfliber pro Jahr und Einwohner, der paritätisch durch die Gemeinden und den Kanton getragen wird, sichergestellt werden.

 

Die Entwicklung der Schnittstellen zu bestehenden Systemen wird voraussichtlich ein wesentlicher Anteil der zur Verfügung stehenden Mittel brauchen. Diese Schnittstellen sind für die Zielerreichung, bis ins Jahr 2023 80 % sämtlicher Verwaltungsprozesse digitalisiert zu haben, essenziell.

 
 

Flankierende Massnahmen


Um die Akzeptanz der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen und insbesondere des EinwohnerportalPLUS steigern zu können, werden in den Bereichen Aus- und Weiterbildung, Vernetzung mit Politik und Wirtschaft und Kommunikation flankierende Massnahmen umgesetzt. Die Themen rund um die Digitalisierung in der Verwaltung sollen verstärkt Eingang in die Aus- und Weiterbildungsangebote im Bereich der öffentlichen Verwaltung finden. Mit einem intensiven Austausch mit Vertretern der Wirtschaft, können allenfalls Synergien genutzt und von bestehendem Know-how profitiert werden. Mit einer gezielten Kommunikation sollen Akzeptanz und Vertrauen in das EinwohnerportalPLUS aufgebaut und gestärkt werden.

Mitteilungen & Downloads

 

05.07.2019

Nach der erfolgreich durchgeführten Informationsveranstaltung vom 3. Juli 2019 in der Aula der Berufsschule Lenzburg, publizieren wir nachfolgend das Budgetschreiben für das Budget 2020 und die Online-Beilagen.

Budgetschreiben kundenzentriertes EinwohnerportalPLUS vom 4. Juli 2019

Online Beilagen zum Schreiben vom 4. Juli 2019:

Bei Fragen steht Ihnen Gérald Strub und Manuel Bruder gerne zur Verfügung. Vielen Dank für Ihre Unterstützung.