Unter dem Dach "Smart Aargau" präsentieren sich der Kanton Aargau, die Gemeindeammänner Vereinigung und die Gemeindepersonal Fachverbände des Kantons Aargau in der Organisation "Smart Services Aargau" und verwirklichen gemeinsame Projekte und Vorhaben.
Smart Services Aargau bezeichnet die gemeinsame Organisation des Kantons Aargau und der Aargauer Gemeinden, die es sich zum Ziel gesetzt hat, die Prozesse zwischen Kunden (Bevölkerung und Wirtschaft) und staatlichen Stellen sowie innerhalb der Verwaltung mit Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) zu optimieren.
Die Rahmenvereinbarung regelt die Zusammenarbeit der kantonalen Verwaltung und der Gemeindepersonal-Fachverbände zur Sicherstellung funktionsfähiger E-Government-Lösungen zu wirtschaftlich vertretbaren Nutzen und Kosten.
Die E-Government Strategie Aargau (von Kanton und Gemeinden) aus dem Jahre 2013 wurde neu mit der Strategie «SmartAargau» des Kantons verknüpft. Smart Services Aargau ist ein Zusatz zur Dachstrategie «SmartAargau».
Als Pendant zum kantonalen Programm "Smart Aargau" haben die Gemeindeamänner-Vereinigung und die Gemeindepersonal-Fachverbände das kommunale Programm "Fit4Digital" gestartet.
Der Regierungsrat des Kantons Aargau und die Gemeindepersonal-Fachverbände sind Auftraggeber für die Umsetzung von E-Government im Aargau. Sie treffen je die übergeordneten Entscheidungen. Die bestehenden Entscheidungsgremien und -wege in der kantonalen Verwaltung und den Gemeinden bleiben bestehen.
Die politische Steuerung Smart Services Aargau trägt die Verantwortung für die koordinierte Umsetzung der E-Government-Strategie und bringt die Bedürfnisse der Gemeinden, der kantonalen Departemente und der Wirtschaft ein. Sie setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:
Die Fachstelle Smart Services Aargau wirkt als zentrales, operativ tätiges Element für die Umsetzung der E-Government Strategie. Sie setzt sich aus folgenden Mitgliedern zusammen:
Smart Services Aargau ist ein Zusatz zur Dachstrategie «SmartAargau» und ist – mit Option der Revision während der Geltungsdauer – bis 2026 definiert.
Mit der Zusatzstrategie "Smart Services Aargau" treibt die vom Kanton und den Gemeinden getragene Fachstelle folgende Handlungsfelder voran:
Kanton und Gemeinden bieten ihre Dienstleistungen auf einem gemeinsamem, kundenzentrierten Smart Service Portal an.
Kanton und Gemeinden nutzen gemeinsame Bausteine für durchgängig automatisierte und medienbruchfreie Prozesse.
Heute bietet das zentrale Portal ein beschränktes Benutzererlebnis und fokussiert stark auf die Verwaltung. Ausserdem gibt es viele Dienstleistungen die ausserhalb des Portals angeboten werden und integriert werden sollen. Teilweise wird ein separates Login benötig, teilweise werden persönliche Daten erfragt, die in anderen Dienstleistungen bereits erfasst sind. Das Benutzererlebnis und der Nutzen sollen neu in den Vordergrund rücken. Der Kanton und die Gemeinden bieten den Einwohne-rinnen, Einwohnern und Unternehmen einen zentralen Zugang an. Für verschiedene Dienstleistungen soll nur noch ein zentrales Login erforderlich sein. Verfügbare digitale Identitäten werden laufend implementiert (SwissID, E-ID, etc.). Es soll keine Rolle spielen, welche föderale Ebene die Dienstleistung anbietet. Das Smart Service Portal soll sämtliche digitalen Dienstleistungen bündeln und zentral den Kunden anbieten.
Ein weiterer Schritt Richtung Kundenzentrierung ist die Personalisierung sämtlicher Dienstleistungen. Heute haben die Kunden keine Möglichkeit, die zur eigenen Person geführten Daten der Behörden einzusehen. Mit den heute zur Verfügung stehenden technischen Möglichkeiten soll den öffentlichen Verwaltungen die Option offenstehen, für ihre Kunden eine moderne Benutzeroberfläche für die Einsicht in die persönlichen Daten anzubieten. Dadurch ergeben sie völlig neue Möglichkeiten für die Optimierung von digitalen Dienstleistungen. Das für alle Einwohnerinnen, Einwohner und die Unter-nehmen geltende Auskunftsrecht des schweizerischen Datenschutzgesetzes (Art. 8 und Art. 15) kann so online genutzt werden. Datenschutz und Datensicherheit werden bei der Implementierung erfüllt. Sämtliche Aktionen, wie das Verknüpfen einer digitalen Identität mit personenbezogenen Daten in einer entsprechenden Fachlösung, sollen immer im Einverständnis der Kunden abgewickelt werden.
Der Kanton Aargau hat über die letzten Jahre eine zentrale Identitäts- und Zugriffsmanagementkomponente aufgebaut. Neben kantonalen Accounts können darüber auch die Identitäten von Gemeindeangestelltenverwaltet und autorisiert werden. Im Fokus stehen aber die Benutzerkonten der Kunden. Das System ist offen gestaltet. Damit können Lösungen von externen Anbietern wieder SwissID, die bereits zur Verfügung steht, integriert werden. Mithilfe digitaler Identitäten können Dienstleistungen mit einer höheren Vertrauensstufe angeboten werden, weil Anbieter und Kunde eindeutig identifizierbar sind und der Datenaustauschverschlüsselt werden kann. Sobald die offizielle E-ID verabschiedet und veröffentlicht wird, ist diese in das System zu integrieren.
Auf dem gemeinsamen kundenzentrierten Smart Service Portal sollen geteilte und wiederkehrende Funktionalitäten bei der Entwicklung von digitalen Dienstleistungen jeweils wiederverwendet werden. Von zentralen Funktionalitäten, wie einem Bezahlmodul, einem Identifikationsservice oder einer Vorgangskontrolle können somit alle gleichermassen profitieren. Dabei steht neben der Kostenersparnis auch die Standardisierung und Interoperabilität im Fokus.
Im Zusammenspiel zwischen Komponenten und Anwendungen ist die nahtlose Integration über standardisierte Schnittstellen ein wichtiges Kriterium für die Sicherstellung der heterogenen Applikationslandschaft in den öffentlichen Verwaltungen. Wenn immer möglich soll die Integration zwischen verschieden Systemen zwischen Schnittstellenerfolgen. Die Migration von heute manuellen Übertragungen und technisch veraltete Integrationen soll vorangetrieben und, falls vorhanden, nach den Standardisierungsvorgaben von eCH umgesetzt werden.
Für den Kanton Aargau und seine Gemeinden ist eine staatsebenenübergreifende Zusammenarbeit an Digitalisierungsprojekten unerlässlich, um Wissen und Können verwaltungsübergreifend zu vernetzen. Gemeinsam getragene Projekte werden dadurch in ihrer Ganzheit wahrgenommen und können schneller, effizienter und produktiver umgesetzt werden.
Erfahrungsaustausch ist wichtig und wertvoll – auch und besonders, wenn man an gemeinsamen Zielen arbeitet. Mit einem regelmässigen Austausch bleiben der Kanton Aargau und seine Gemeinden in der schnelllebigen Welt der Technologien auf dem Laufenden und profitieren von den Erfahrungen und Kenntnissen ihrer Kolleginnen und Kollegen aus anderen öffentlichen Verwaltungen. Der staatsebenenübergreifende Austausch an Wissen führt direkt zu einem Mehrwert für die Kundinnen und Kunden.
In die Planung und Umsetzung von Digitalisierungsprojekten werden die Fachpersonen für Datensicherheit und Datenschutz frühzeitig einbezogen. Dazu zählen beim Kantoninsbesondere die Beauftragte für Öffentlichkeit und Datenschutz (OeDB). Die Beauftragte berät und überwacht kantonale und kommunale öffentliche Organe bei der Anwendung des Öffentlichkeitsprinzips und des Datenschutzes.
Die heute zur Verfügung stehenden elektronischen Dienstleistungen etablieren sich immer mehr und werden von der Bevölkerung und den Unternehmen immer häufiger genutzt. Heute stehen aber nur wenige Behördenleistungen durchgehend digital und medienbruchfrei zur Verfügung. Viele Services werden heute zwar als Online-Formulare für eine digitale Eingabe angeboten, diese müssen jedoch danach ausgedruckt und unterschrieben per Post eingereicht werden. Das Ziel ist, sämtliche digitalen Dienstleistungen durchgehend medienbruchfrei anzubieten.